Détails de mise en œuvre des formulaires et de leur fonctionnement du côté des collectivités

1) L’envoi de la demande
Un particulier va sur le site internet de sa mairie. Il sélectionne le formulaire de demande d’extrait d’acte dont il a besoin. Il remplit toutes les informations nécessaires ; lorsqu’il souhaite envoyer le formulaire, un annuaire lui propose les différentes mairies classées par département. Il choisit la commune concernée (si elle n’est pas dans l’annuaire, il peut saisir l’adresse) et le formulaire est envoyé.

2) La réception de la demande
La mairie reçoit un mail avec une pièce jointe. Le formulaire rempli par le particulier (ou par le notaire) apparaît dans le corps du mail. La pièce jointe est un fichier .xml.

3) Le traitement
La mairie est libre de choisir elle-même sa façon de réaliser la réponse :
- imprimer et traiter comme une demande papier,
- ou la mairie a des outils professionnels et utilise le fichier XML des formulaires,
- ou la mairie souhaite utiliser le logiciel Infopath et la base de données (MSDE sans droit de licence) fournie par l’ADeP.

Avec Infopath et base de données
La mairie reçoit le mail de demande avec la pièce jointe. La personne responsable l’ouvre dans Infopath ; ce formulaire -dit de réponse- permet à la fois de voir la demande telle que l'émetteur l'a remplie et la partie réponse avec les lignes à remplir par le personnel (uniquement les données manquantes ou erronées).
Ces données à saisir peuvent provenir pour partie ou en totalité de données figurant dans la base de données.
Si les données de la réponse sont remplies par saisie directe, un bouton "enregistrer" permet d'alimenter la base de données. Lorsque la réponse est traitée, le fichier est archivé sans votre intervention, de manière transparente.

Signature et envoi
La fonction "envoyer" à la fin du formulaire de réponse permet d'envoyer les données sous forme électronique (mail) ce qui permet éventuellement de signer électroniquement le mail. Un modèle Word permet aussi d'en faire une version papier pour l’envoyer par courrier standard.

Synthèse des intérêts
- Un usage adapté à votre niveau d’équipement informatique : du plus basic (connexion internet pour recevoir le mail de demande) au plus élaboré (base de données, logiciel d’état civil...)
- Pas d’achat de logiciel pour le traitement basic
- Possibilité de commencer l’informatisation de l’état civil dans votre commune avec un traitement des données au fil de l’eau
- Des échanges standardisés avec les notaires pour en finir avec les courriers papiers.

Les collectivités membres de l'ADeP peuvent disposer gratuitement des applications locales (workflow sur base Infopath, base de données...) qui ont été développées et qui permettent de traiter avec facilité les données des formulaires reçus.
D'autres applications (un gestionnaire électronique de registres et de délibérations, un parapheur électronique…) sont également pour les adhérents ; et des services en plus "à la carte" : formulaires spécifiques (personnalisés), signature électronique, conseils, formations.