Les formulaires : un serveur national (mutualisé) pour les membres de l'ADeP


L'objectif, auquel travaille avec constance l'ADeP, vise la mise en place de formulaires "citoyen" et professionnels générateurs de flux XML, formulaires ne nécessitant au niveau du demandeur aucun logiciel payant. Le traitement de ces "flux" pouvant se faire à différents niveaux, y compris le niveau le plus basique qui ne doit nécessiter, lui aussi, le recours à aucun logiciel payant. A cette fin, nous avons développé une application (WebConnector) permettant la publication sur Internet de formulaires fabriqués avec Infopath.
De la même façon, sont proposés deux autres services aux adhérents de l'association : le téléchargement des formulaires qui sont réalisés par l'ADeP et l'utilisation de formulaires en ligne par les membres de l'ADeP, formulaires installés sur le serveur national de l'ADeP.
Toute mairie voulant offrir, sans aucune obligation d'acquisition d'un quelconque outil, des services en ligne à ses habitants, pourra utiliser les services mis en place par l'ADeP.
Les collectivités membres de l'ADeP peuvent disposer gratuitement des applications locales (workflow sur base Infopath, base de données de stockage…) qui ont été développées et qui permettent de traiter avec facilité les flux XML reçus. D'autres applications (gestionnaire électronique de registres et de délibérations, parapheur électronique…) sont prochainement disponibles.

1 - Les principes des formulaires
Chaque citoyen pourra remplir des formulaires "on line" sans dépendre d'un quelconque outil technique à acheter :
- ce formulaire (ou plutôt ce qu'il contient) pourra être envoyé à qui il faut (possibilité de saisir l'adresse mail du destinataire), ce qui veut dire que notre serveur peut être un serveur national
- l'envoi des données se fera sous une double forme (une forme html dans le corps du mail directement lisible et en pièce jointe un flux de données XML répondant à un schéma mis en ligne),
- le destinataire aura de multiples façons d'utiliser ces éléments reçus.

2 - Un mode opératoire universel
Nous avons séparé le formulaire de la demande (qui concerne le demandeur) de toute approche "traitement" par le destinataire, car on ne peut présumer (dans une démarche universelle) des outils dont dispose le destinataire. On laisse à ce dernier le soin de régler lui-même sa façon de travailler :
- il fait comme s'il avait reçu une demande "papier", et traite alors la vision html reçue,
- il dispose d'un outil pour interpréter les flux XML (logiciel libre, Infopath, interface avec sa base de données, outils workflow…), il travaille alors à sa guise et notre solution n'impose rien,
- il répond papier ou électronique (c'est lui qui le décide en appréciant les contraintes juridiques et réglementaires).
Nous maîtrisons aujourd'hui la réponse sous la forme d'un mail avec pièce jointe, le tout étant signé (ce qui donne d'assez fortes garanties juridiques).

3 - Les détails de fonctionnement
La demande
Le formulaire demande : créé avec Infopath, ce formulaire est publié sur Internet via le WebConnector.
Sur Internet : l'internaute (citoyen ou professionnel "simple") choisit son formulaire à remplir, remplit son formulaire (à terme, il pourra utiliser le schéma de données personnelles de sa CVQ ou CNIE)et choisit son destinataire (dans un annuaire ou par saisie directe). Il envoie ce qu'il a saisi.
Le traitement et la réponse
La réception : le destinataire (mairie) reçoit un mail avec "l'image" du formulaire rempli dans le corps du mail, le flux XML en fichier attaché. Il a plusieurs solutions :
- il l'imprime et le traite comme une demande papier,
- il a des outils personnels et utilise le flux XML dont la structure est publique,
- il a Infopath et la base de données état civil ADeP (base de données MSDE, sans droit de licence). La mairie reçoit le mail de demande avec la pièce jointe. La personne responsable l’ouvre dans Infopath ; ce formulaire -dit de réponse- permet à la fois de voir la demande telle que l'émetteur l'a remplie et la partie réponse avec les lignes à remplir par le personnel (uniquement les données manquantes ou erronées).
Ces données à saisir peuvent provenir pour partie ou en totalité de données figurant dans la base de données.
Si les données de la réponse sont remplies par saisie directe, un bouton "enregistrer" permet d'alimenter la base de données. Lorsque la réponse est traitée, le fichier est archivé sans votre intervention, de manière transparente.
Signature et envoi : la fonction "envoyer" à la fin du formulaire de réponse permet d'envoyer les données sous forme électronique (mail) ce qui permet éventuellement de signer électroniquement le mail. Un modèle Word permet aussi d'en faire une version papier pour l’envoyer par courrier standard.