La dématérialisation de l'état-civil représente pour les collectivités territoriales, notamment les communes, un enjeu fort d'amélioration de l'efficacité et du service rendu aux citoyens.

La dématérialisation des actes et des mentions : l'acte de naissance est un acte vivant que l'on ne peut figer (même dans une carte à puce !)
Les actes d'état-civil sont gérés en deux exemplaires par les mairies. L'un est conservé en mairie, l'autre est envoyé au Greffe du Tribunal.
Sur les actes sont portées des "mentions marginales" qui attestent de l'évolution de la situation de la personne. C'est l'acte de naissance qui porte l'ensemble des mentions et qui est donc le plus évolutif. L'acte de mariage contient notamment les mentions de divorce. L'acte de décès comprend peu de mentions, la situation du décédé n'évoluant que rarement après sa mort ! Un extrait d'acte contient tout ou partie des informations de l'acte (certaines mentions ne doivent pas être publiques). Ce sont ces mentions qui en font sa "valeur". On imagine assez bien que l'acte de naissance nécessaire pour se marier doive contenir la mention d'un éventuel mariage antérieur, en tous cas au regard de la loi française interdisant la polygamie.

Les mentions
- Une mention est une inscription portée sur le registre en marge ou au bas d'un acte. Elle complète, modifie ou annule l'acte, une partie de l'acte ou une précédente mention. C'est une mesure de publicité destinée à établir une relation entre deux actes de l'état civil, entre un acte est un jugement ou entre un acte et une décision judiciaire ou administrative.
- Une mention est portée sur le registre par l'officier d'état civil qui en est le dépositaire.
- Une mention doit être portée sur le registre dans les trois jours de la réception de l'avis ou de l'établissement de l'acte qui l'a provoquée si les deux actes concernés sont dans la même commune.
- Une mention étant une mise à jour d'un acte, donc de l'état civil d'une personne après événement la concernant, il importe qu'elle soit effective et exempte d'erreurs. Les conséquences peuvent, en effet, être très sérieuse :
- situation de bigamie si mention de mariage pas à jour,
- délai de viduité erroné en fonction de la date de divorce ou de résidence séparée,
- conflit de filiation en cas de première mention de reconnaissance omise…

Toute personne pour justifier de son état civil doit pouvoir présenter un extrait de l'acte authentique la concernant. Son contenu fait fois à l'égard de tous jusqu'à inscription en faux. Cela implique donc que l'extrait de l'acte soit à jour.

Depuis 1989, seul le registre conservé en Mairie est mis à jour par les mentions marginales. L'exemplaire du greffe ne reçoit plus les mentions, les greffes recevant les avis de mise à jour qui sont classés par ordre chronologique.

Les principaux types de mentions portées sur l'acte de naissance
Mentions à la requête du Procureur de la République : déclaration conjointe devant le juge aux affaires familiales en vue du changement de nom d'un enfant naturel ou en vue de la dation d'un nom, jugement déclaratif d'absence, adoption simple, adoption plénière, décision relative à la nationalité, déclaration conjointe relative à l'exercice de l'autorité parentale.
A la requête de l'administration : mention relative à la nationalité et à la demande du ministère des naturalisations, inscription au répertoire civil, mention acte de naissance provisoire à la demande de la DDASS.
A la demande de l'intéressé : divorce, séparation de corps, désaveu de paternité, légitimation judiciaire, légitimation post-nuptiale,
A la diligence d'un officier d'état civil  : Reconnaissance, Mariage, Décès, Légitimation par mariage des parents, Reprise de vie commune, Consentement à changement de nom par majeur légitimé.


Archive sur le projet de "base centralisée" de l'état-civil (mission Bourgogne)
Téléchargez le compte-rendu de la réunion du 24 novembre 2004 (format PDF, 110 Ko)
Téléchargez le diaporama d'Alain Risson (format PPT, 770 Ko)

Le débat sur l'état-civil
- Débat entre la Communauté de communes des châtaigniers et l'ADAE (Format PDF, 270 Ko)
- La dématérialisation des échanges Mairies/Notaires, État Civil/Urbanisme... et après ? (Format PPT, 875 Ko)