Sur la dématérialisation du contrôle de légalité : la mise en oeuvre en Ardèche

Dans un souci constructif, il est convenu de tout faire pour que le déploiement dans le département de l'Ardèche soit opérationnel dans le courant du 1er trimestre 2005 (1ère phase avec la Communauté des Châtaigniers), cette mise en œuvre se poursuivant ensuite en deux autres phases : les communes qui ont manifesté un intérêt dans le cadre du comité de pilotage départemental, et le conseil général ; et les autres collectivités du département.

Le contexte
M. le secrétaire général exprime la volonté de promouvoir, autant que cela sera possible, la dématérialisation du contrôle de légalité dans le département et d'engager ce processus dans les meilleurs délais. M. Risson fait état de la situation nationale, à savoir :
- la volonté de l'AMF d'avancer sur cette question en cohérence avec les autres actions conduites tant à l'initiative du gouvernement qu'à l'initiative des collectivités territoriales,
- l'existence d'applications qui se mettent en œuvre (notamment FAST et la gestion des délibérations en ASP) et qui, pour l'instant, n'offrent pas de solution aux petites communes (moins de 20.000 habitants) qui ne seraient pas regroupées au sein de structures jouant le rôle d'interface,
- l'existence de deux produits réalisés par l'ADeP sous licence Cecill (e-delib et e-parapheur) mis à la disposition de toutes les collectivités locales qui le souhaitent, permettant d'assurer en situation d'autonomie (ce qui est demandé par les collectivités) la fonction de gestion des délibérations, leur signature électronique réglementaire et l'envoi de celles-ci au contrôle de légalité dans le respect de la norme ACTES.

Les questions qui se posent
Les deux principaux obstacles à la mise en œuvre rapide de cette action de dématérialisation sont :
- la question du format du document proprement dit, les autres données en XML ne posant pas de problème particulier, l'AMF s'engageant à ce que la norme soit respectée,
- la disponibilité de l'application centralisée du Ministère de l'intérieur, dans sa phase opérationnelle et non dans la situation de test d'aujourd'hui (avec les Yvelines notamment).

La problématique du format
Pour des raisons qui ont très souvent été exposées, l'AMF ne souhaite pas que le format .pdf soit utilisé pour les raisons qui suivent. Ceci étant, compte tenu de la problématique de lecture qui est celle du service du contrôle de légalité, cette disposition paraît logique, le format PDF (propriétaire Adobe) étant un bon format de lecture.
Les raisons d'hostilité de l'AMF au format PDF :
- les délibérations sont pour les collectivités territoriales des documents de travail (et non des documents de lecture) desquels on extrait des parties du texte, des données chiffrées et autres éléments,
- le format pdf ne permet pas cette utilisation opérationnelle de son contenu, il peut être assimilé à une "image",
- en conséquence, nous aurons la même information sous deux versions, l'une avec laquelle on travaille, l'autre que l'on envoie au contrôle de légalité. Ce type de situation est informatiquement aberrant, le risque de divergence entre les deux étant très grand, créant ainsi une zone inutile d'instabilité juridique,
- plus important, il n'est pas possible de convertir en PDF un document qui a été signé électroniquement, on ne peut que convertir puis signer
- en conséquence de ce dernier point, la situation qui existerait reviendrait à avoir un document authentifié et envoyé en préfecture, et un document non authentifié sur lequel les services de la collectivité travailleraient. Quelle serait alors la responsabilité des cadres territoriaux et des élus lors d'une divergence des documents et d'une décision d'annulation prise par un Tribunal administratif, le document sur lequel travaille les services n'étant pas authentifié par l'autorité compétente !
Pour ces raisons, nous entendons mettre en œuvre la disposition prévue dans la norme ACTES, à savoir : "A terme, le format PDF […] pourra être supplanté par le XML."

Comment lire du XML ?
Il va de soi, et le représentant de l'AMF en a convenu, que le contenu de l'acte et celui des pièces annexes doivent pouvoir être lu par les services du contrôle de légalité dans des conditions normales, à savoir :
- que cela ne nécessite pas l'acquisition de logiciels particuliers,
- que la forme se rapproche le plus possible d'un format bureautique classique. Il est précisé que le texte de l'acte doit comprendre en sus du contenu de l'acte lui-même des compléments figurant en clair et qui sont des données dans l'application métier e-delib et notamment : le président, le secrétaire de séance, les présents, les résultats du vote et la mention adoptée ou non, en cas d'égalité des voix.
Selon les spécialistes du langage XML, il semblerait que la forme classique d'envoi d'un texte dans ce format utilise un système d'encodage (encoding 64) qui a pour première conséquence de rendre "illisible" le dit contenu. La bonne et future solution étant de convenir, semble-t-il d'un mode d'encodage et de réaliser l'outil de décodage adapté.
Dans la situation actuelle, il est proposé que le "document xml" soit envoyé sous un format qui reste encore à préciser, afin que son contenu puisse être lu par un produit hors licence (les navigateurs Internet ayant été cités comme exemple possible).

La suite...
Pour ce qui concerne les collectivités locales, il est proposé de :
- finaliser les flux de données pour leur parfaite adéquation à la norme ACTES (il reste encore quelques "sédiments" FAST),
- vérifier que le document comprend bien les éléments évoqués supra en sus du texte proprement dit,
- travailler avec M. Albouy (un ingénieur sera missionné par l'ADeP pour cela). Une rencontre devrait avoir lieu avant la fin de l'année pour l'établissement du cahier des charges précis de ce qu'il convient de réaliser encore.